Att lägga ut din lönehantering innebär helt enkelt att ett annat företag sköter all administration och utbetalning av lönerna till dina anställda.
Företaget som det läggs ut till är en specialiserad löneleverantör med ett team av kvalificerade löneexperter. Det finns flera svenska företag som specialiserar sig på lönehantering och många förlitar sig på redovisningsbyrån Saldo Redo. De erbjuder inte bara lönehantering, utan kan sköta hela den ekonomiska biten för företag som är noggranna med att allt är korrekt och smidigt skött. Att lägga ut hela det ekonomiska arbetet gör att företaget kan fokusera på annat.
Lönehantering av ett externt bolag är till för företag som inte tycker om eller har tid att sköta lönerna och det administrativa arbetet internt. Det är mycket att hålla koll på med löner och de flesta mellanstora företag har en ekonomiansvarig. Extern lönehantering är ett mer flexibelt alternativ till det. Enligt vissa källor lägger hela 59 % av Europas företag ut sin löneadministration till ett externt löneföretag.
Så här fungerar det
Först och främst måste någon inom företaget ha en inblick i er lönlista. De behöver inte vara en ekonomisk expert, men de behöver ett skarpt öga för detaljer eftersom de kommer att vara ansvariga för inmatningen av data.
- Löneinformation innehåller saker som:
- Nyanställda (datumet de gick med, deras timmar, deras timpris eller lön)
- Personal som har slutat (datumet då de lämnade)
- Ändringar av lön eller timmar (t.ex. någon fick befordran och löneförhöjning, eller någon bytte till deltid)
- Tidsrapporter (för anställda som betalas per timme eller får betalt övertid)
- Mammalediga (det datum då de gick på mammaledighet)
- Helgdagar (vem är ledig, när och hur länge)
Allt detta är enkel datainmatning. Naturligtvis måste du anförtro det till någon i ditt företag som är bekväm med det. Du vill inte att de av misstag anger extra nollor här och där när de uppdaterar löneposter. Men det är inte komplicerat och det kräver absolut inte en intern löneexpert.
Nästa fråga är: hur får du ovanstående informationen till löneleverantören? Förmodligen gjordes det förr i tiden på papper och skickades med postsen – vilken administrativ mardröm!
Idag kan vissa bokföringsbyråer acceptera kalkylblad, långa listor och tabeller med data som måste laddas upp av dem digitalt. Naturligtvis kommer den tjänsten att kosta dig mer eftersom det är mer arbete för dem.
Men oavsett vilken metod du väljer måste dina uppgifter matas in i bokföringsbyråns löneprogram. Löneprogram är verktyget som används för att organisera och ändra den löneinformationen du tillhandahåller. De flesta bokföringsbyråer har ett eget löneprogram och allt du behöver göra är att mata in alla löneinformation direkt i den.
När du har matat in all information organiseras och räknas allt ut av lönhanterarens personal och dina anställda betalas. De ansvarar för följande punkter:
- Se till att löneprocesser och löner följer den senaste lagstiftningen
- Beräkning av betalningar inklusive sjuklön och föräldralön
- Utbetalningar av löner och ersättningar
- Skapa och dela anställdas lönebesked
- Ta fram, stämma av och lämna in dokument som Skatteverket kräver
Hur mycket kostar det?
Kostnaden beror på företagets storlek och hur komplex lönehanteringen är. De flesta företag använder sig både av lönehantering och andra tjänster samtidigt. För dig som företagare vinner du tid på att outsourca detta ansvarsområde. Du behöver bara göra enkel datainmatning varje månad och behöver inte hålla koll på lagförändringar eller göra komplicerade beräkningar. Experterna tar istället hand om det hela.